Merhaba Hülya Hanım,
13 Eylül'deki görüşmemizde Hermes ve ChatGPT gibi araçlarla günlük işlerinizi kolaylaştırabilecek
asistanlar ve otomasyonlar üzerinde durmuştuk. Dosyanızı inceledikten sonra, ilk adımın farklı olması gerektiğini
düşündüm.
Müşteri bilgileri, talepler, teklifler ve takip geçmişi önce düzenli ve güvenilir bir yapıda birleşirse hem bugün
işinizi daha rahat takip edebiliriz hem de ileride kullanacağınız AI araçları daha sağlam bir temelle çalışır.
Bu nedenle önerim, önce verilerinizi düzenleyip size ait bir CRM üzerinde kullanılabilir hale getirmek. AI ve
otomasyonları ise gerçek kullanımda ihtiyaç duyduğunuz noktalara göre sonradan eklemek.
Önceki yaklaşım yanlış değildi; dosyayı inceledikten sonra sıralamanın değişmesi gerektiği netleşti. Bu sayfa,
hangi kararı neden önerdiğimi, paketin tam olarak neyi kapsadığını ve kapsam dışında kalanları açıkça göstermek
için hazırlandı.
Veriyi görünce öncelik neden değişti?
Gönderdiğiniz Excel dosyasını inceledim. Dosya işinizin gerçek hacmini gösteriyor; aynı zamanda bugünkü takibin
nerede zorlandığını da gösteriyor. Öne çıkan bulgular şunlar:
| Bulgu | Ölçüm |
|---|
| İncelenen dolu veri satırı (5 sekme) | 831 |
| Talep (Inquiries) satırı | 101 |
| Durum alanı boş olan talep kaydı | 47 |
| Sipariş satırı | 33 |
| Teslim tarihi eksik sipariş satırı | 10 |
| Sipariş numarası eksik sipariş satırı | 7 |
| Kontak satırı (üç sekme toplamı) | 697 |
Bunlara ek olarak:
- Tarihler tek bir biçimde değil. 20.08.25 ve 28.10.2025 gibi metinlerle gerçek tarih hücreleri
aynı kolonda karışık duruyor; bu da sıralama ve süre hesabı yapmayı engelliyor.
- Görüşme geçmişi tek hücreye tarih ve serbest metin olarak yazılmış. "En son ne zaman temas kurduk" sorusu
filtrelenemiyor, çünkü ayrı bir alan yok.
- Talep satırlarının yaklaşık yarısında durum bilgisi hiç doldurulmamış. Kaydın kapandığı mı, hâlâ açık mı
olduğu dosyadan okunamıyor.
- Şirket adları farklı yazımlarla tekrar ediyor. Aynı şirket olabilecek 24 aday çift, ayrıca değerlendirilmeyi
bekliyor.
Bunun AI açısından anlamı: bir asistan bilmediği bilgiyi güvenilir biçimde tamamlayamaz.
Boş bir durum alanını "muhtemelen kazanıldı" diye dolduramaz, iki farklı yazımın aynı şirket olduğunu kanıtlayamaz,
hiç girilmemiş bir teslim tarihini üretemez. Veri düzenli olduğunda ise aynı araç çok daha isabetli çalışır.
Bu yüzden ilk işi veriye ayırmayı öneriyorum.
Neleri değerlendirdik?
Aşağıdaki üç yol ticari seçeneklerin değerlendirmesidir; her ürünü sizin ortamınızda canlı olarak test ettim
anlamına gelmez.
1. Doğrudan asistan kurulumu
ChatGPT, Claude veya Microsoft Copilot gibi hazır bir araçla mail okuma, özet ve cevap taslağı. Avantajı hızlı
başlaması. Eksik kaldığı yer: bugünkü dağınık kayıtlar üzerinde güvenilir takip ve rapor üretmez; her araç farklı
bir yerden bakar, ölçülebilir bir "kaç talep, kaç sipariş" tablosu oluşmaz.
2. Özel otomasyonlar
Mailden talep çıkarma, teslim hatırlatması, LinkedIn içerik akışı gibi kişiye özel kurgular. Avantajı tam size
göre olması. Eksik kaldığı yer: üzerinde çalışacağı düzenli veri yoksa hatalı sonuç üretir ve sürekli bakım
gerektirir.
Önerilen
3. Önce CRM ve veri temeli
Müşteri, kontak, talep, teklif, sipariş ve teslim bilgisini tek yerde toplar. Bugün elle yaptığınız takibi
kolaylaştırır; AI katmanı bu temelin üzerine sonradan eklenir. Böylece asistan, üzerinde güvenle çalışabileceği
bir kayıt yapısı bulur.
Neden Twenty?
- Müşteri, kişi ve fırsat yapıları standart; işinize özel alışılmadık bir mantık öğrenmeniz gerekmiyor.
- AI olmadan da tek başına çalışır. Asistan katmanını hiç eklemeseniz bile elinizde kullanılabilir bir sistem kalır.
- Veriniz tablo olarak dışarı alınabilir; yani belirli bir platforma kilitlenmiyorsunuz.
- Outlook ve takvim bağlantısı hazır geliyor; ek geliştirme gerektirmiyor.
İlk paket: Ticari veri temeli ve CRM kurulumu
600 EUR net sabit · uygulanabilir vergiler ayrıca
İç kırılım: veri normalizasyonu ve taşınabilir migration paketi 400 EUR · Twenty Cloud kurulum,
import ve devir 200 EUR.
Dahil
- Verilen ve güncelliği teyit edilen dosyanın, kaynak izleri korunarak düzenlenmesi.
- Şirket, kişi, talep/fırsat, sipariş ve temas verilerinin uygun yapıya dönüştürülmesi. Belirsiz ve mükerrer
adaylarının ayrı listelenmesi.
- Kaynağa dayalı raporlar ve taşınabilir CSV/XLSX çıktıları.
- Twenty Cloud'da iki kullanıcıya kadar temel kurulum; satış aşamaları ve gerekli alanlar.
- Hazırlanan verinin onaylı ilişki eşlemeleriyle aktarılması.
- Talep kanban görünümü, takip/görev listesi, teslim tarihi ve temel rapor ekranları.
- Outlook/Calendar bağlantısı ve seçili kapsamda senkron testi (lisans ve yetkiler uygun olduğunda).
- En fazla 60 dakika kullanım devri, bir revizyon turu ve teslimden sonra 14 gün kurulum kaynaklı hata düzeltme.
Dahil değil
- Özel AI ajanı, skill paketi veya otomasyon ürünü.
- Eski maillerden otomatik talep çıkarımı; OneDrive genelinde arama/RAG.
- Otomatik mail gönderimi, LinkedIn otomasyonu, sürekli veri zenginleştirme.
- Sunucu işletimi, 7/24 çalışan servis/gateway, sınırsız destek.
- Tekrarlayan veri aktarımı veya sürekli senkron servisi (ayrıca kararlaştırılmadıkça).
Twenty aboneliği kendi hesabınızdan alınır ve proje ücretinden ayrıdır. İşletim, güncelleme ve yedekleme
sorumluluğu platform tarafında kalır; bu paket bir sunucu işletme hizmeti içermez.
Teslimde ne yapabileceksiniz?
- Şirketleri, kişileri ve her müşterinin ilgili kayıtlarını tek ekranda görmek.
- Her talebi geldiği andan sonucuna kadar aşamalarıyla takip etmek.
- Bekleyen işleri ve geri dönüş bekleyen talepleri filtrelemek.
- Eksik kalan bilgileri ayrı bir listede görmek: hangi kayıtta teslim tarihi yok, hangi tarih okunamadı, hangi
kayıt karar bekliyor.
- Temel raporları incelemek: talep sayıları, kapanan kayıtlar, yanıt süreleri, fiyat nedeniyle kaybedilen işler.
Elle güncelleme gerektiren yerler
Bu kurulum sizin yerinize düşünen bir sistem değil. Yeni bir talep geldiğinde kaydı açmanız, sipariş onayı
geldiğinde teslim tarihini girmeniz, karar bekleyen mükerrer kayıtları onaylamanız gerekir. Bu adımları gizlemiyorum;
otomatikleştirilmeleri ayrı bir iş ve ayrı kapsam.
Uygulama adımları ve kabul kriterleri
- Kaynak doğrulamaDosyanın güncel sürümünü birlikte teyit ederiz; orijinal dosyaya
dokunulmadan ayrı bir çalışma kopyası üzerinden ilerlenir.
- NormalizasyonTarihler, durumlar ve tutarlar ortak bir yapıya çevrilir. Şirket, kişi, temas
olayı, talep, sipariş ve teslim tabloları oluşturulur.
- Karar bekleyen kayıtlarMükerrer adaylar ve belirsiz kayıtlar ayrı listeler halinde size
sunulur. Kararı siz verirsiniz; ben tahminle doldurmam.
- Twenty kurulumu ve aktarımWorkspace, alanlar ve satış aşamaları kurulur; hazırlanan veri
onaylanan eşlemelerle aktarılır.
- DevirGörünümler ve raporlar hazırlanır, kullanım devri yapılır; bir revizyon turu ve
14 günlük kurulum kaynaklı hata desteği verilir.
Kabul kriterleri
- 831 kaynak satırın tamamı için ne olduğu raporlanır: hangi satır hangi tabloya gitti, hangileri birleşti,
hangileri karar bekliyor.
- Boş veya belirsiz durumlar yapay olarak kazanıldı/kaybedildi yapılmaz; bilinmiyor olarak kalır.
- Normalize veriden çıkan sayılar kaynak dosyadaki toplamlarla karşılaştırılır, farklar yazılı gösterilir.
- Bir müşteri kaydında ilgili kişiler, talepler ve görevler birlikte görünür.
- Açık talepler ve bekleyen takipler filtrelenebilir.
- Yeni bir talep elle iki dakikanın altında kaydedilebilir.
Kaynak dosyanın incelenmesi ve test ortamındaki çalışmalar; sizin kendi workspace'inizde teslim edilecek işlerden
ayrıdır. Bu öneri henüz bir aktarım yapıldığı anlamına gelmez.
Sonrasında nasıl çalışabiliriz?
- Bağımsız kullanım (birinci seçenek). CRM'i kendiniz kullanırsınız; ihtiyaç duyduğunuzda
elinizdeki AI araçlarından destek alırsınız. Platformun her AI yeteneğinin bugün hazır olduğunu vaat etmiyorum;
bazı özellikler plana ve hesabınızın izinlerine bağlı.
- Saatlik danışmanlık. Saatlik danışmanlık 60 EUR/saat. Kapsam: kendi
hazırladığınız bir planı değerlendirmek, iş akışı tasarlamak, araç seçmek, sorun teşhis etmek, küçük iyileştirmeler
yapmak veya birlikte uygulamak. Her çalışma başlamadan önce tahmini süre ve bütçe onayınızı alırım.
- AI geliştirme. İhtiyaç doğduğunda, ayrı kapsam ve fiyatla. Örnekler: müşteri geçmişine dayalı
yanıt taslağı, takip önerisi, talep yardımcı akışı. Bunların hiçbiri 600 EUR paketin içinde değil.
- Bakım. Zorunlu bir abonelik değil; isteğe bağlı ve ayrıca tanımlanan bir hizmet. Kapsam, aylık
saat sınırı ve ücret netleşmeden bir taahhütte bulunmuyorum.
Fiyat, koşullar ve sonraki adım
- Toplam: 600 EUR net sabit. Uygulanabilir vergiler ayrıca.
- Teslim süresi: kapsam onayından sonra 5-7 iş günü.
- Ödeme: %50 başlangıçta, %50 teslimde.
- Twenty aboneliği ve benzeri üçüncü taraf hizmetler sizin hesabınızdan alınır; proje ücretinden ayrıdır.
Güncel fiyatı ve faturalama koşullarını birlikte kontrol ederiz.
Birlikte netleştireceğimiz noktalar
- Tutarların para birimi. Dosyada para birimi ayrı bir alan olarak tutulmuyor, bu yüzden teyit gerekiyor.
- Kaynak dosyanın güncel sürümü. Dosya adındaki "AutoRecovered" ibaresi nedeniyle OneDrive'daki son sürümü
birlikte doğrulamamız gerekiyor.
- Kaç kullanıcı ve hangi hesapların bağlanacağı.
- Mail ve içerik dil tercihleri.
- Faturalamanın hangi şirket üzerinden yapılacağı.
Sonraki adım: yukarıdaki noktaları birlikte netleştirip başlangıç tarihini belirlemek.